4.8 Factor 8. CARACTERÍSTICAS ASOCIADAS A LOS RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS

EVALUACIÓN DE LOGROS DEL FACTOR 8.

		Ponderación	Grado de cumplimiento	Evaluación	Logro ideal	Relación con logro ideal
FACTOR 8 CARACTERÍSTICAS ASOCIADAS A LOS RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS.	40. Recursos físicos, uso y mantenimiento de la planta física para el programa	4,1	2	8,2	20,5	0,4
	41. Presupuesto del programa. Recursos presupuestales para funcionamiento e inversión de que dispone el programa.	4,2	2	8,4	21	0,4
	42. Administración de recursos. Administración de los recursos físicos y financieros del programa.	4,2	1	4,2	21	0,2
Total factor 8		12,5				0,333333333

Calificación 0. 33

El programa cuenta con una planta física adecuada y suficiente para el desarrollo de sus funciones sustantivas y de bienestar en algunos aspectos mientras en otros con relación al programa, es necesario mejorar mucho. El uso y mantenimiento de ésta aunque adecuado también puede optimizarse.

El programa dispone de recursos presupuestales comunes con el Departamento de Música en general que, aunque significativos, no son cien por ciento suficientes.

La administración de los recursos físicos y financieros del programa se ajusta a las normas legales vigentes. En algunos momentos de la cotidianidad académica la administración de los espacios es poco eficiente por las limitaciones que hay. La jefatura del Departamento está en este momento acéfala.

A continuación el análisis del factor 8 en más detalle

Característica 40. Recursos físicos. Uso y mantenimiento de la planta física para el programa.

Cuadro 40

ASPECTOS	INDICADORES
Aspecto 1. Políticas en materia de uso de la planta física, en relación con las necesidades del programa.	Documentos que expresan las políticas institucionales en materia de uso de la planta física, en relación con las necesidades del programa. Oficina de Planeación, Universidad de Antioquia, http://planeacion.udea.edu.co/
Aspecto 2. Espacios que se destinan al desarrollo de cada una de las funciones sustantivas a que se dedica el programa y de las áreas destinadas al bienestar institucional.	Apreciación de directivos, profesores, estudiantes y personal administrativo del programa sobre las características de la planta física desde el punto de vista de su accesibilidad, diseño, capacidad, iluminación, ventilación y condiciones de seguridad e higiene. Encuestas
Aspecto 3. Conservación y mantenimiento de la planta física.	Apreciación de directivos, profesores, estudiantes y personal administrativo del programa sobre número, tamaño, capacidad, iluminación, ventilación y dotación de bibliotecas, salas de lectura grupal e individual, y espacios para la consulta. Encuestas
Aspecto 4. Controles sobre la utilización de los espacios físicos dedicados a las actividades académicas y administrativas y de los servicios de bienestar.	Relación entre las áreas disponibles en aulas y laboratorios y el número de estudiantes del programa. Proyecto de planta física de la Facultad de Artes
Aspecto 5. Plan de desarrollo de la planta física para el programa de acuerdo con las normas técnicas respectivas.	Existencia de planes y proyectos en ejecución para la conservación, expansión, mejoras y el mantenimiento de la planta física para el programa, de acuerdo con las normas técnicas respectivas. Proyecto de planta física de la Facultad de Artes

Aspecto 1. Políticas en materia de uso de la planta física, en relación con las necesidades del programa.

Música-Instrumento cuenta con una planta física que comparte con los demás programas de música, y con los departamentos de Artes Visuales y Teatro en el área de formación pedagógica. La actual administración ha llevado a cabo gran parte de las propuestas consignadas en el Plan de Acción de la facultad 2005 - 2007, basadas en el “Proyecto de reforma de la planta física de la Facultad de Artes” aprobado por el Consejo de Facultad en el Acta No 014 de 2002, en lo que concierne a la optimización de los espacios físicos para atender los desarrollos futuros de lo académico y lo administrativo. (Ver anexos: Acta 014 de 2002 del Consejo de Facultad y “Proyecto de reforma de la planta física de la Facultad de Artes”)

Aspecto 2. Espacios que se destinan al desarrollo de cada una de las funciones sustantivas a que se dedica el programa y de las áreas destinadas al bienestar institucional.

Hay una política de control y administración de los espacios y recursos locativos con que cuenta el programa, que requiere de una planta física con condiciones acústicas apropiadas y espacios de estudio suficientes para los estudiantes.

Entre ellos están las aulas de clase, cubículos de estudio, auditorio, bodega de instrumentos y equipos, salas de cómputo y Centro de Documentación, ubicados en el bloque 24 de la ciudad universitaria, y el Teatro Camilo Torres con su cafetería. Además, el programa y el Departamento de Música, bajo la figura de comodato, disponen del espacio de “La Casa de la Música”, ubicada en el Parque de los Deseos, en frente de la Universidad.

La dotación de las aulas de clase se mejoró recientemente con la adquisición de 22 pianos. La insuficiencia de cubículos para los estudiantes los lleva a practicar sus instrumentos en áreas comunes, como jardines y corredores, hecho que genera contaminación acústica en el entorno y dificulta el desarrollo de actividades académicas y administrativas. Los profesores de cátedra también carecen de espacios suficientes para actividades diferentes a las clases. Se cuenta con una oficina (25-127) con capacidad para tres personas para la coordinación de los preparatorios, otra (24-312) para los profesores ocasionales; una más (24-122) con capacidad para cuatro profesores que comparten cerca de 70 profesores de cátedra. Hay tres oficinas con capacidad para tres profesores cada una que se asignan a profesores vinculados (25-129, 25-130 y 25-132).

Las dimensiones de la bodega de instrumentos y equipos y del Centro de Documentación son muy limitadas; el mantenimiento de los instrumentos que la Facultad les presta a los estudiantes es susceptible de mejorar. El Centro de Documentación fue trasladado a un espacio más amplio (25-105). Para las funciones de investigación (24-103 y 24-311), extensión (24-142ª) y bienestar (24-108), el programa cuenta con los espacios y recursos destinados por la Facultad para esos fines.

Aspecto 3. Conservación y mantenimiento de la planta física.

La Universidad ha definido políticas institucionales y procesos en materia de recuperación, mantenimiento y optimización de los usos de los espacios físicos. El Plan de Desarrollo Institucional 1995-2006 plantea una línea estratégica orientada a diseñar y adoptar un plan de mantenimiento de la planta física. La oficina de Planeación de la Universidad se encarga de la distribución, mantenimiento y conservación de espacios físicos de las dependencias, mediante un software implementado. http://planeacion.udea.edu.co/

En la Facultad de Artes también se han invertido recursos para el mantenimiento de la planta física. Con una frecuencia de una vez al año, los edificios que conforman la Facultad de Artes son sometidos a labores generales de conservación y mantenimiento. La última intervención se realizará a partir del 29 de Septiembre de 2008.

La Facultad ha organizado un plan de reordenamiento de la planta física. En la primera etapa se adecuaron 2 salas de cómputo, 2 salones de posgrado y oficinas para docentes. En la segunda fase, el Centro de Apoyo Docente de Artes Visuales y la remodelación del patio norte. En la tercera fase, se reubicó el Centro de Documentación y el aula de Integrado de Artes Visuales. En los Departamentos de Música y Teatro se han hecho obras de mantenimiento en pisos, espejos, pintura de los salones y la iluminación, esta información y documentos relacionados se encuentran en la oficina 25- 112 del asesor administrativo de la Facultad de Artes.

Directivos, profesores y estudiantes reconocen estas mejoras y valoran en forma positiva las cualidades de acceso, diseño, iluminación y ventilación. La capacidad y la higiene son los aspectos que siempre se deben observar para un correcto funcionamiento. En el 2008 se han presentado mejoras en estos ítems.

Se necesita dotar a los docentes del programa de computadores suficientes y actualizados para un mejor desempeño de sus funciones. Esto se encuentra en proceso de implementación.

Encuesta a estudiantes

Pregunta 48

Calidad de las características de la planta física

Aspecto 4. Controles sobre la utilización de los espacios físicos dedicados a las actividades académicas y administrativas y de los servicios de bienestar.

El préstamo de instrumentos y cubículos a los estudiantes está regulado de manera que el número de usuarios sea óptimo. Este control se hace mediante planillas llenadas por los usuarios. En los espacios comunes constantemente debe ejercerse.

Semestralmente se trabaja en la adecuada distribución de las aulas de clase para optimizar su utilización. El auditorio es administrado por la oficina de Comunicaciones de la Facultad y es utilizado para conciertos, ceremonias institucionales, reuniones profesorales, eventos académicos y administrativos, y para algunas clases.

Aspecto 5. Plan de desarrollo de la planta física para el programa de acuerdo con las normas técnicas respectivas.

El plan de desarrollo de la Facultad de Artes (2005-2007) contempla adecuaciones de la planta física y búsqueda de nuevos espacios en la ciudad para desarrollar sus proyectos y programas. Estas acciones no son específicas para programas determinados, sino que repercuten en todos los programas de la Facultad.

Característica 41. Presupuesto del programa. Recursos presupuestales para funcionamiento e inversión de que dispone el programa.

Cuadro 41

ASPECTOS	INDICADORES
Aspecto 1. Origen de los recursos presupuestales del programa.	Existencia de documentos e informes sobre origen, monto y distribución de los recursos presupuestales destinados al programa. Porcentaje de los ingresos que se dedican a la inversión en el programa. Presupuesto de la Facultad, del departamento 2006- 2007- 2008
Aspecto 2. Programación y ejecución del presupuesto de inversión y funcionamiento del programa.	Apreciación de directivos y profesores del programa sobre los recursos presupuestales de que se dispone en el mismo. Encuestas
Aspecto 3. Asignación presupuestal para actividades de docencia, investigación, proyección social, bienestar institucional e internacionalización del programa.	Existencia de documentos e informes sobre la distribución presupuestal para actividades de docencia, investigación, proyección social, bienestar institucional e internacionalización del programa. Presupuesto de la Facultad y del Departamento 2006- 2007- 2008

Aspecto 1. Origen de los recursos presupuestales del programa.

El Programa dispone de buenos recursos, pero no suficientes, para un funcionamiento óptimo. Existen criterios y mecanismos claros, equitativos y conocidos por todos para la asignación de los mismos. Los recursos provienen de convenios interinstitucionales, de la Universidad, de las matrículas de los estudiantes y de los programas de Extensión de la Facultad.

Alguna información se encuentra en el documento Facultad de Artes, Plan de Acción 2005-2007.

La información completa se encuentra en el archivo del asistente Administrativo de la Facultad de Artes, oficina 25-112.

Aspecto 2. Programación y ejecución del presupuesto de inversión y funcionamiento del programa y Aspecto 3. Asignación presupuestal para actividades de docencia, investigación, proyección social, bienestar institucional e internacionalización del programa.

La programación, ejecución y asignación del presupuesto de inversión y funcionamiento del programa resulta de políticas globales de la Universidad, de la Facultad y de los departamentos de Música, Artes Representativas y Visuales. A la fecha no ha sido publicado el nuevo Plan de ACCIÓN DE LA Facultad y del Departamento.

Característica 42. Administración de recursos. Administración de los recursos físicos y financieros del programa.

Cuadro 42

ASPECTOS	INDICADORES
Aspecto 1. Organización para el manejo de los recursos físicos y financieros, en concordancia con el tamaño y la complejidad de la institución y del programa.	Existencia de documentos en los que se evidencie la planeación y la ejecución de planes en materia de manejo de los recursos físicos y financieros, en concordancia con el tamaño y la complejidad de la institución y del programa. Planeamiento Institucional , Planeamiento de la Facultad, Plan de Acción de la Facultad y del departamento
Aspecto 2. Criterios y mecanismos para la asignación con equidad de los recursos físicos y financieros.	Existencia de criterios y mecanismos para la elaboración, ejecución y seguimiento del presupuesto y para la asignación de recursos físicos y financieros para el programa. Estatuto general de la UdeA, Planeamiento Institucional , Presupuesto Facultad de Artes
Aspecto 3. Controles legales y administrativos para asegurar el manejo transparente de los recursos.	Control interno. Rendición de cuentas Balance social
Aspecto 4. Sistema de seguimiento y evaluación de las decisiones en materia financiera.	Apreciación de directivos y profesores del programa sobre la equidad en la asignación de recursos físicos y financieros para el programa. Encuesta

Aspecto 1. Organización para el manejo de los recursos físicos y financieros, en concordancia con el tamaño y la complejidad de la institución y del programa,

La Universidad dispone de un sistema de gestión de los recursos físicos y financieros cuyos procesos han recibido una certificación NTC-ISO 9001-2000. Existe también un sistema de controles legales y administrativos ceñido a los mandatos legales e institucionales. Como se describió en la Característica 30 de este factor, los Estatutos General y Presupuestal de la Universidad de Antioquia, contemplan las instancias que deben participar en la elaboración anual del presupuesto y la forma de hacerlo. Además, en cumplimiento de la descentralización administrativa, los ordenadores de gasto de las distintas unidades ejecutoras participan en la planeación, elaboración, financiación, ejecución y administración del presupuesto general de la Universidad.

Aspecto 2. Criterios y mecanismos para la asignación con equidad de los recursos físicos y financieros,

Para cada vigencia presupuestal se cuenta con normas internas, generales y específicas, que se constituyen en las bases legales del presupuesto. Los documentos pertinentes, se encuentran disponibles en la Vicerrectoría Administrativa.

El Estatuto Presupuestal, en el Capítulo IX, contempla que sólo se pueden ejecutar programas y proyectos de inversión que hagan parte del presupuesto general, y para los proyectos cofinanciados las dependencias deben garantizar el cumplimiento de sus obligaciones y las correspondientes contrapartidas. Por otra parte, con el fin de establecer un control presupuestal, se establece la exigencia de certificados de disponibilidad previa y registro presupuestal para todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales.

Aspecto 3. Controles legales y administrativos para asegurar el manejo transparente de los recursos

El Rector delega la ordenación del gasto teniendo en cuenta la categoría del cargo que desempeña el funcionario delegatario, exigiendo para éste competencia jurisdiccional y reglada. Dadas las características particulares de una universidad, su formación profesional es implícitamente acatada.

La Universidad cuenta con políticas y estrategias que le permiten un manejo presupuestal responsable, eficiente y estabilidad y solidez financiera. No obstante, es perfectible en relación con la austeridad y el cumplimiento de la normatividad contable. En relación con la gestión financiera y presupuestal se encontraron políticas y estrategias que permiten la estructuración del presupuesto y su correspondiente evaluación. Sin embargo, es necesaria una mayor gestión ante el Departamento.

Aspecto 4. Sistema de seguimiento y evaluación de las decisiones en materia financiera.

La Comisión Financiera, nombrada mediante resolución superior, se encarga de hacer un seguimiento periódico a la ejecución del presupuesto y de sus modificaciones, y rinde informes al Consejo Superior Universitario cada tres meses.

En cuanto a la aplicación del presupuesto a las diferentes funciones sustantivas se identificó que la Institución distribuye su presupuesto de manera coherente y responsable. Existen criterios y procedimientos que permiten, de manera participativa, determinar los ingresos, los gastos y decidir sobre el manejo del recurso financiero. Sin embargo, sería deseable analizar la incidencia de la relación entre el número de empleados no docentes y docentes en la eficiencia de la gestión administrativa, como acción mejoradora. Anexo: Presupuestos Departamentos de Música y Artes Representativas.